Mi estructura y sistema para una vida productiva, sana y feliz

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Desarrollé esta estructura y sistema con la motivación de crear una herramienta de gestión y productividad personales de alta potencia y alcance total, saludable y protectora del bienestar general. En este artículo, estoy ofreciendo una descripción breve de la misma. Podría serle útil a cualquier persona interesada en organizarse un poco más, en hacer más sin regalarse al estrés o en tener algo más de participación en la decisión de a qué dedicar el tiempo; incluso podría aportarle alguna que otra idea a la persona que se siente detenida o con poca dirección, ya que el principio de todo esto fue tratar de entender cuáles son los aspectos clave de la vida que necesitamos atender para sentirnos fundamentalmente satisfechos.

Para usarlo, puede aplicarse cada día como una especie de rutina completa, pero probablemente tenga más sentido combinado con uno o dos días de descanso por semana. Además, prepará algún gestor de notas en el que tengas buena libertad para organizar estructuras, yo uso OneNote de Microsoft (gratis y potente); no necesariamente tiene que ser digital, tal vez lo puedas replicar en papel si fuera de tu preferencia.

Empieza con la división del día en una serie de espacios bien diferenciados: Desarrollo, Gestión personal y Recreación; y se ve afectado por lo que consideremos realmente importante, ya que es lo que nos permite priorizar con sensatez y acierto.

Desarrollo

Este espacio recibe las actividades de mayor importancia, como estudiar, trabajar o cualquier cosa de la misma altura (p. ej., eventualidades que impidan desarrollar las actividades normales).

En este espacio, resulta muy importante tener metodología para la gestión de bloqueos/dificultades, ya que, por el tipo de actividades que suele implicar, resultan normales. O sea, en cualquier lugar donde predomine el desafío o la resolución de problemas (estudiar, programar, trabajos no rutinarios, etc.), los bloqueos son la norma.

Una estrategia basada en la ciencia cognitiva, y bastante eficiente, es la de espaciar el tratamiento de los mismos. Es decir, establecer un límite de tiempo (o energía) para lo que constituiría un intento de resolver el bloqueo típico y no hacer más de un intento por sesión o día. (El sueño consolida los recuerdos, con lo que cada intento diario produce una base mental más sólida, relativa al problema que se intenta resolver, que nos va facilitando el trabajo y acercando a la solución).

Gestión personal

Este es el espacio en donde se gestiona todo lo que nos interese, afecte o implique y que no tiene que ver con el trabajo/estudios (esto no tiene por qué ser estricto, este sistema podría absorber cualquier cantidad de problemas y tareas, y de cualquier tipo).

Esto, en concreto, se ve más o menos como la página de OneNote que se puede ver en la imagen. Se compone de una serie de tareas básicas y de rutina estrictas (Núcleo atómico) que se pueden dividir en diarias, semanales, etc., según las propias necesidades (leer el correo electrónico, practicar algo de inglés, etc.), y de una estructura y subsistema para gestionar las tareas y problemas puntuales.

Esto último trabaja de la siguiente manera:

Toda tarea/problema puntual nuevo se anota en Ingreso (o se trae desde la sección Notas rápidas). Una vez se tienen todas las tareas reunidas en Ingreso, se las reparte en los diferentes niveles de Acumulación.

En el Nivel 1 se ubicaría lo urgente, en el Nivel 3, lo postergable. Así, al Nivel 2 se llevaría lo que esté en medio, o sea, lo que no se sienta ni urgente ni postergable (p. ej., un problema relativamente soportable).

Una vez resuelto el paso anterior, nos posicionamos en algún nivel (prioridad descendente empezando por el 1, por supuesto) y elegimos una sola tarea, idealmente la más oportuna; el resto se contiene según sea necesario (me referiré a la “Contención” en breve).

La tarea que se eligió es la que se trata seriamente hasta el límite horario prestablecido (es en donde se termina la jornada “administrativa”, llamémosle; en mi caso, es a las 21:00: lo que queda es cenar y tiempo libre).

Al resto de tareas se las contiene, es decir, se las ataja o ignora según sea posible. Por ejemplo, con respecto a una tarea que no se puede ignorar, o sea, que necesariamente requiere cierta atención, podemos identificar su parte urgente y resolverla, o crear una solución rápida temporal.

El punto fuerte de este método es que nos obliga a poner nuestra atención y energía en una sola cosa cada vez, lo que suele ser mucho más productivo y menos estresante, pero sin desatender completamente el resto de asuntos que se presenten. Por otro lado, todo esto tiene sentido cuando surge al menos una tarea exigente: cuando no es así, suele ser más fácil despacharlas una atrás de la otra sin ningún tipo de regla. (La única regla podría ser la de empezar por la que más nos atraiga; esto evita la inercia mental al máximo, es decir, optimiza la ejecución de nuestra energía mental, aumentando su eficiencia).

Para terminar, este es el espacio en el que, según la complejidad del día me lo permita, trataría de hacer algo que me parece muy importante: desarrollar proyectos personales. (Si se prefiere o no hay alternativa, también se podrían desarrollar en Recreación siempre que resulten mínimamente disfrutables). En principio, podrían ser de cualquier tipo, la importancia de impulsarlos y trabajarlos viene de que suele ser muy satisfactorio y los resultados llegan a ser increíbles (tener en cuenta que un proyecto personal podría terminar volviéndose el medio de vida ideal). (Para evitar que sean demasiado interferidos por el resto de actividades en este espacio, uno podría tratar de reducir o simplificar estas últimas, para lo que sería relevante identificar y resolver lo que llamo generadores: origen recurrente de problemas o trabajo).

Recreación

Este espacio parece contarse solo, pero tal vez no sea tan así…

Por ejemplo, podría ser importante que tenga un horario de inicio estricto y que uno realmente se comprometa a darse algo de tiempo libre. Así, para las personas a las que les cuesta dejar de trabajar, sería más fácil realmente detenerse a disfrutar de lo que les interesa o gusta.

Por otro lado, darse este tiempo para disfrutar y relajarse, realmente es necesario. El sistema nervioso parece saturarse y empezar a funcionar mal cuando no le damos algo de variedad y disfrute (a esta saturación se la suele llamar estrés y, a largo plazo, las consecuencias son lo suficientemente lamentables como para asegurarte que nadie quiere jugar con esto).

Además, cuando se tiene este tiempo de esparcimiento, aumenta nuestro entusiasmo general y la vida se vuelve mucho más interesante de lo que ya es.

Cerrando, lo ideal sería que este espacio no incluya ningún tipo de rutinas ni compromisos, de forma que haya plena libertad para seguir la curiosidad y el interés.

Comentarios sobre demás detalles que se pueden apreciar en la imagen

Sección Personal

Espacio protegido con contraseña para manejar la información que se considere sensible.

Grupo de secciones Zona de trabajo

Zona en la que trabajar anotaciones o información de permanencia indefinida, o definitivamente temporal.

Grupos de secciones Prioridades notables, Recursos notables, Valores, Problemas y deficiencias, Propósitos y Recreación

Estos, junto con General, podrían considerarse una especie de archivo de notas, información, tareas, etc. Cada uno representa lo que llamo una División fundamental, es decir, cada uno de los dominios o elementos de la vida en los que valdría la pena invertir el tiempo (incluso en forma dedicada y secuencial, como si fueran proyectos de desarrollo o realización personal, salvo Recreación, que sería una especie de cierre: el momento de descansar y disfrutar con la tranquilidad y satisfacción de haber hecho o intentado todo lo que nos importaba).

Grupo de secciones General

Ubicación para todo lo que no encaje en ninguna división fundamental.

Grupo de secciones Transición

Si se está migrando hacia este sistema, acá se ubicaría toda la parte del sistema anterior que no encaje fácilmente. Así, en lo posterior, se podría ir procesando o adecuando en la medida y con la velocidad que interese.